中国高校科技期刊研究会档案管理制度

第一章  总  则

第一条  档案是中国高校科技期刊研究会(以下简称研究会)历史沿革和工作情况的真实记录，是研究会管理工作的基础和开展工作的重要参考。为规范研究会档案管理工作，根据研究会的实际情况，制定本制度。

第二条  研究会档案管理工作的主要任务是贯彻执行国家有关档案工作的法律规章，及时收集、整理、保管好研究会档案，维护研究会档案的完整与安全。

第三条  研究会档案的管理工作（包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、移交、销毁和安全）由研究会办公室负责。

第二章  归档范围

第四条  为了完整和系统地保存研究会纸质、电子、照片等各种载体档案，凡属于研究会活动（包括但不限于），具有保存价值的，均属归档范围。

（一）研究会及分支机构成立、变更、注销、章程修订及其核准、研究会领导机构、理事会人员信息档案等社会团体登记文件、材料、社团年检报告；

（二）研究会年度工作计划、总结，研究会分支机构的工作计划、活动开展情况等文件、材料；

（三）研究会会员代表大会文件、常务理事会会议文件、材料；

（四）研究会举办或组织开展的遴选、课题招标文件等材料；

（五）研究会开展业务培训活动的相关材料；

（六）研究会的年度财务审计报告；

（七）研究会与有关单位签订的委托书、协议、合同；

（八）需要研究会贯彻执行的国家和有关部委颁布的条例、规定、通知等文件；

 （九）研究会上报民政部、教育部的文件、报表、材料，研究会下发的各种文件材料；

（十）研究会制定的工作制度、办法等材料；

 （十一）研究会财产、档案等的交接凭证、清册；

（十二）其他应当归档的文件材料。

第三章  档案管理

第五条  研究会档案管理人员的职责是保证研究会及分支机构的原始资料完整、安全、保密和使用方便。

第六条  研究会实行档案登记管理制度，定期对有关文件、材料进行整理和归档。每年将档案按时间顺序分类分别归档保存。

第七条  任何要使用研究会档案的人员，均需办理使用登记手续。研究会档案原则上仅供研究会工作人员查看。外单位人员需要查阅档案时，须经研究会办公室负责人批准后方可查阅。

第八条  研究会档案主要为研究会服务，原则上不外借。如外单位确需外借研究会档案时，须凭单位介绍信，经研究会办公室负责人批准后方可外借，并在约定期限内归还。

第九条  任何查阅人员，必须保证档案的完整性，严禁涂改。未经允许，不得拍照、复印、抄录。在查阅档案过程中，如有任何损失，将按情节轻重程度追究当事人责任。

第十条  档案的保管时间按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）执行。

第四章  附  则

第十一条  本制度经2022年4月8日八届七次常务理事会审议通过，自4月9日起施行。

第十二条  本制度由研究会办公室负责解释。